A função exige muitas demandas como vistoria de recebimento do condomínio, documentação, contratação de funcionários, montagem de equipe, patrimônio do condomínio, entre outras.
Principais itens que devem ser observados pelo síndico:
1º passo: Entrega do empreendimento
Deve ser feito um protocolo oficial (termo de responsabilidade de entrega do empreendimento) pela construtora junto com o síndico e conselho. Nele, será apresentado um inventário do mobiliário das áreas comuns: mesas, cadeiras, eletrodomésticos, louças do salão de festas, equipamentos da academia, entrega de chaves, entre outros.
A vistoria deve ser feita pelo síndico com o acompanhamento do conselho na semana seguinte da entrega do empreendimento. A vistoria deve ser de forma detalhada e em todos os ambientes do condomínio.
Com a entrega do Termo de Responsabilidade das áreas comuns pela construtora, o síndico tem a responsabilidade de notificar a construtora a fazer reparos quando verificados vícios referentes ao empreendimento. Dentro das unidades é de responsabilidade do proprietário dirigir-se à construtora.
A entrega da documentação administrativa do condomínio pode ser recebida em uma pasta com os documentos ou por meio digital, cabendo aos responsáveis manter e conservar a documentação.
Fazem parte da documentação administrativa:
- Manual do Proprietário
- Alvará de Construção
- Auto de Conclusão
- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB)
- Selo dos extintores
- Relatório de Inspeção dos elevadores com Anotação de Responsabilidade Técnica do engenheiro responsável
- Sistema de Proteção a Descarga Atmosférica (SPDA)
- Certificação de limpeza e análise química referente à limpeza dos reservatórios
- Certificado de ensaios de pressurização em mangueiras
- Notas fiscais de máquinas e equipamentos instalados para fins de garantia.
Documentação Técnica:
- Projeto Aprovado
- Projeto de Sondagem
- Projetos de Fundações
- Contenções, cortinas e arrimos
- Projetos de Estruturas
- Projeto de Instalações Prediais (Instalações Hidráulico Sanitárias e de água pluviais, instalações de gás, Instalações elétricas, de telefonia, e de para raios (SPDA) instalação de ar condicionado).
2º passo: Manutenções
O síndico deverá tomar ciência das manutenções para não perder o prazo das garantias e deve prestar atenção aos Manuais dos equipamentos como elevadores, ar condicionado, bomba d´água, geradores, equipamentos de segurança, equipamentos da academia, etc.
3º passo: Metodologia
Nessa fase, ao assumir o condomínio, o síndico deve implantar sua metodologia de trabalho: contratar funcionários, checklist de atividades, serviços terceirizados, compra de material de limpeza, contrato com empresas especializadas (piscina, jardim, academia), etc.
4º passo: Regimento interno
Após a entrega do empreendimento há a fase de adaptação dos condôminos. Em média de 60 a 90 dias – onde ocorre a necessidade de alterações e adequações à vida cotidiana do condomínio, como entrada e saída de mudanças, uso das áreas comuns, acesso de animais, horários, etc. – Na entrega do empreendimento a construtora apresenta um regimento interno padrão que poderá sofrer alterações mediante agendamento de uma nova assembleia para fazer as devidas adequações.
